Dokumenty

Sporządzenie aktu notarialnego to proces, który wymaga przedłożenia szeregu dokumentów, tak by jak najpełniej zapewnić bezpieczeństwo obrotu prawnego i zminimalizować wszelkie związane z nim ryzyka. Dokumenty, których notariusz potrzebuje dzielą się na: takie, które notariusz musi mieć przedłożone tylko na czas sporządzania aktu notarialnego, te które zostawia się w kancelarii razem z aktem notarialnym oraz te które stanowią podstawę wpisu w księdze wieczystej i są przesyłane razem z wypisem aktu notarialnego do sądu wieczystoksięgowego. Dokumenty te muszą być przedłożone w ORYGINALE. Przed sporządzeniem umowy notariusz może posiłkować się skanem czy zdjęciem, natomiast przy podpisywaniu umowy notariusz musi otrzymać oryginał. Czasami może wydawać się, że żądanie przez notariusza przedstawienia konkretnego dokumentu jest niepotrzebne i generuje zbędne wydatki, ale w istocie notariuszowi zależy tylko na sporządzeniu zgodnego z prawem aktu notarialnego i zapewnieniu bezpieczeństwa klientom.

Decydując się na sporządzenie aktu notarialnego, trzeba wziąć pod uwagę, że niektórych dokumentów właściwy urząd nie wyda od razu, w zależności od organu oczekiwanie może trwać kilkanaście dni.

DOKUMENT TOŻSAMOŚCI – każda osoba dokonująca czynności notarialnej musi przedstawić notariuszowi dokument potwierdzający jej tożsamość. Do takich dokumentów należą:

  • dowód osobisty;
  • paszport;
  • karta pobytu;
  • książeczka żeglarska (dokument marynarzy zatrudnionych na statkach handlowych, stwierdzający tożsamość, dokumentujący przebieg pracy oraz umożliwiający przekraczanie granicy morskiej i pobyt we wszystkich portach świata);
  • karta tożsamości (dokument wydawany m.in. żołnierzom w czynnej służbie wojskowej);

Dokumentem tożsamości nie jest prawo jazdy, książeczka wojskowa czy legitymacja studencka, zatem nie można się nimi legitymować przed notariuszem.

KSIĘGA WIECZYSTA – dostęp do treści aktualnych ksiąg wieczystych odbywa się online przez wyszukiwarkę strony Ministerstwa Sprawiedliwości. Nie jest konieczne przekazywanie notariuszowi odpisu księgi wieczystej sporządzonego w sądzie wieczystoksięgowym. Wystarczy by klient przedstawił notariuszowi numer księgi wieczystej.

WYPIS Z REJESTRU GRUNTÓW – to dokument urzędowy, który zawiera dane działki – jej numer, położenie, powierzchnię i symbol klasy użytków. Nie jest natomiast dokumentem, który stwierdza własność. Uzyskuje się go we właściwym dla położenia działki Starostwie Powiatowym.
Koszt uzyskania w postaci dokumentu drukowanego to 50,00 zł.
Ważne, aby dokument był opatrzony dwoma pieczęciami:

  • okrągłą z godłem Państwa Polskiego,
  • informującą, że służy za podstawę wpisu do księgi wieczystej.

WYRYS Z MAPY EWIDENCYJNEJ – to dokument urzędowy, będący kopią mapy ewidencyjnej. Zawiera mapę obszaru z uwzględnieniem położenia i granic działek, usytuowania budynków. Uzyskuje się go we właściwym dla położenia działki Starostwie Powiatowym.
Koszt uzyskania w postaci dokumentu drukowanego to 110,00 zł.
Ważne, aby dokument był opatrzony dwoma pieczęciami:

  • okrągłą z godłem Państwa Polskiego,
  • informującą, że służy za podstawę wpisu do księgi wieczystej.

W sytuacji, gdy zachodzi konieczność przedstawienia notariuszowi wypisu z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej, należy wnosić w Starostwie o wydanie takich dokumentów łącznie (łączny koszt za postać dokumentu drukowanego to 150,00 zł).

PEŁNOMOCNICTWO – większość czynności notarialnych można dokonać przez pełnomocnika. Pełnomocnik musi przedłożyć notariuszowi dokument pełnomocnictwa. Co do zasady, pełnomocnictwo wygasa wraz ze śmiercią mocodawcy i w każdej chwili może być odwołane. Notariusz sporządzający akt notarialny zatrzymuje dokument pełnomocnictwa. W prawie polskim obowiązuje zasada, że pełnomocnictwo ma mieć taką samą formę, jak czynność do której upoważnia. Jeżeli więc ma być sporządzony akt notarialny, to pełnomocnik musi legitymować się pełnomocnictwem w formie aktu notarialnego (w szczególności dotyczy to umów sprzedaży, darowizny, zniesienia współwłasności).
Wyjątkiem są sytuacje, gdy pełnomocnictwo sporządzane jest w kraju w którym nieznana jest forma aktu notarialnego, jak np. USA. W takim wypadku mocodawca podpisuje treść pełnomocnictwa w obecności notariusza publicznego (notary public), a następnie w odpowiednim urzędzie otrzymuje dla tego dokumentu klauzulę apostille.
Ze względu na różnorodność rozwiązań prawnych dotyczących dokumentów zagranicznych, przed sporządzeniem pełnomocnictwa należy skonsultować się z notariuszem w celu ustalenia właściwej formy tego dokumentu.
Pełnomocnictwo w formie aktu notarialnego kosztuje 123 zł brutto (należy jeszcze doliczyć koszty wypisów).

ZAŚWIADCZENIE O SAMODZIELNOŚCI LOKALU – jest to dokument niezbędny przy wydzielaniu samodzielnych mieszkań z domów jednorodzinnych lub budynków wielomieszkaniowych. Potwierdza on spełnienie przez lokal warunków wskazanych przez ustawę o własności lokali. Dokument ten można otrzymać w Starostwie Powiatowym, a jego koszt to 17 zł.

WYKAZ ZMIAN GRUNTOWYCH/ RÓWNOWAŻNIK/ WYKAZ SYNCHRONIZACYJNY – to dokument, którego celem jest wykazanie zmian jakie zaszły np. w numeracji działek czy ich powierzchniach na przestrzeni lat i stwierdzeniu w ten sposób ich aktualnych danych. Jeżeli taki dokument został sporządzony przez geodetę, a następnie przyjęty do Powiatowego Zasobu Geodezyjnego i Kartograficznego, to wykaz otrzymamy w Starostwie Powiatowym.
Jeżeli natomiast nie został dotychczas sporządzony taki dokument, to jego wykonanie należy zlecić geodecie, a koszty i procedura zależy od dokonanych z nim uzgodnień.

DOKUMENTY STANU CYWILNEGO (akt urodzenia, akt małżeństwa, akt zgonu) – są potrzebne przy czynnościach związanych ze spadkiem, zmianą nazwiska po zamążpójściu czy zgonie osoby wpisanej do księgi wieczystej. Można je uzyskać w każdym Urzędzie Stanu Cywilnego w Polsce bez względu na miejsce zamieszkania czy urodzenia, gdyż w całym kraju obowiązuje jeden wspólny System Rejestrów Państwowych.
Koszt jednego egzemplarza:
22 zł – odpis skrócony,
33 zł – odpis zupełny.

ZAŚWIADCZENIE Z MIEJSCOWEGO PLANU ZAGOSPODAROWANIA PRZESTRZENNEGO – miejscowy plan zagospodarowania przestrzennego to akt prawa miejscowego, który określa m. in. przeznaczenie działek, warunki zabudowy i zagospodarowania terenu. Istotne jest zbadanie kwestii planistycznych przed zawarciem transakcji, zaś przedłożenie notariuszowi zaświadczenia zwiększa pewność, że transakcja nie niesie za sobą dodatkowego ryzyka obciążenia kosztami (opłaty za wzrost wartości nieruchomości).
Zaświadczenie wydaje Urząd Gminy właściwy dla miejsca położenia działki. Koszt: 17 zł.

ZAŚWIADCZENIE O OBJĘCIU GRUNTU UPROSZCZONYM PLANEM ZAGOSPODAROWANIA LASU – dokument ten pomaga ustalić czy nieruchomość jest objęta pierwokupem Skarbu Państwa. Umowa zawarta z naruszeniem pierwokupu jest nieważna.
Zaświadczenie to można uzyskać w Starostwie Powiatowym właściwym dla miejsca położenia nieruchomości, a jego koszt to 17 zł.

ZAŚWIADCZENIE Z URZĘDU SKARBOWEGO – to zaświadczenie wydane przez Naczelnika Urzędu Skarbowego informujące o wywiązaniu się z obowiązku podatkowego wynikającego z ustawy o spadkach i darowiznach. Jeżeli nieruchomość/ spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu zostało nabyte w drodze dziedziczenia, zawsze jest wymagane.
Jeżeli nieruchomość/ spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu zostało nabyte w drodze dalszego zapisu, zapisu windykacyjnego, polecenia testamentowego, darowizny, polecenia darczyńcy, zasiedzenia, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, zachowku po 1 stycznia 2007 roku, do sporządzenia umowy również niezbędne jest Zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego o wywiązaniu się z obowiązku podatkowego Zbywcy.
Koszt: 17 zł

PODSTAWA NABYCIA – to dokument (najczęściej wypis aktu notarialnego lub prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku), na podstawie którego strona stała się właścicielem nieruchomości. Pozwala na poznanie okoliczności nabycia nieruchomości, które nie są uwzględnione w treści księgi wieczystej.

ZAŚWIADCZENIE O REWITALIZACJI – Rada Gminy może podjąć uchwałę o wyznaczeniu na danym terenie obszaru zdegradowanego i obszaru rewitalizacji oraz o ustanowieniu na rzecz gminy prawa pierwokupu wszystkich nieruchomości położonych na obszarze rewitalizacji. Aby mieć pewność, że nieruchomość będąca przedmiotem obrotu nie jest objęta prawem pierwokupu gminy należy uzyskać we właściwym dla położenia nieruchomości Urzędzie Miasta/Gminy zaświadczenia informującego o braku tego prawa.
Koszt 17 zł.

ZGODY ORGANÓW SPÓŁEK – w przypadku czynności dokonywanych przez spółki, umowa spółki, akt założycielski, statut lub Kodeks spółek handlowych mogą przewidywać konieczność wyrażenia zgody przez wspólników, akcjonariuszy lub radę nadzorczą na dokonanie określonej transakcji. W takiej sytuacji konieczne jest przedłożenie notariuszowi uchwały określonego organu.

ŚWIADECTWO CHARAKTERYSTYKI ENERGETYCZNEJ DLA BUDYNKU – przedłożenia takiego dokumentu jest wymagane dla następujących budynków:

  • budynków zbywanych na podstawie umowy sprzedaży,
  • lokali zbywanych na podstawie umowy sprzedaży spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
  • budynków i lokali wynajmowanych,
  • budynków w których całkowita powierzchnia użytkowa wynosi powyżej 250 m2 i jest zajmowana przez organy wymiaru sprawiedliwości, prokuraturę oraz organy administracji publicznej i w których dokonywana jest obsługa interesantów.

Świadectwa sporządzane są przez uprawnione do tego osoby, np. inżyniera pożarnictwa czy architekta.

DECYZJA O WARUNKACH ZABUDOWY – w sytuacji, gdy dla terenu na którym znajduje się nieruchomość będąca przedmiotem obrotu, nie został sporządzony miejscowy plan zagospodarowania terenu, dokumentem uprawniającym do budowy obiektu budowlanego jest decyzja o warunkach zabudowy. Organem wydającym tę decyzję jest wójt/burmistrz lub prezydent.

MAPA PODZIAŁOWA I DECYZJA PODZIAŁOWA – jeżeli jest dokonywany podział istniejącej działki na kilka innych, a fakt ten nie został ujawniony w księdze wieczystej, konieczne jest przedłożenie ostatecznej decyzji podziałowej (powinna się znajdować na dokumencie informacja z jakim dniem decyzja stała się ostateczna) oraz będącej załącznikiem do decyzji mapy zatwierdzającej ten podział zaopatrzonej w klauzulę, iż służy za podstawę wpisu do księgi wieczystej. Organem wydającym decyzję jest wójt, burmistrz lub prezydent miasta.

ZAŚWIADCZENIE BANKU O WYSOKOŚCI ZADŁUŻENIA Z TYTUŁU UDZIELNEGO KREDYTU HIPOTECZNEGO – jeżeli przedmiotem obrotu jest nieruchomość obciążona hipoteką, a zbywca chce spłacić kredyt z uzyskiwanej od nabywcy ceny, należy do aktu przedłożyć możliwie jak najnowsze (sprzed paru dni) zaświadczenie wydane przez bank kredytujący o wysokości pozostałego do zapłaty zadłużenia.

ZAŚWIADCZENIE ZE SPÓŁDZIELNI O PRZYSŁUGUJĄCYM PRAWIE DO LOKALU WRAZ Z INFORMACJĄ CZY SPÓŁDZIELNI PRZYSŁUGUJE PRAWO WŁASNOŚCI DO GRUNTU NA KTÓRYM ZNAJDUJE SIĘ BUDYNEK MIESZKALNY – zaświadczenie jest potrzebne do założenia księgi wieczystej dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu.

ZAŚWIADCZENIE ZE SPÓŁDZIELNI O OSOBACH UPRAWNIONYCH DO SPÓŁDZIELCZEGO WŁASNOŚCIOWEGO PRAWA DO LOKALU – jeżeli nieruchomość nie posiada księgi wieczystej, dokumentacja dotyczącą osób uprawnionych z tytułu konkretnego lokalu, jest prowadzona przez spółdzielnię mieszkaniową, a zaświadczenie o powyższej treści jest niezbędne do zawarcia umowy.

ZAŚWIADCZENIE O NUMERZE PESEL OSOBY ZMARŁEJ – akt poświadczenia dziedziczenia (czyli dokument analogiczny do sądowego postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku) może być sporządzony tylko po zmarłym, który posiadał numer PESEL (spadkodawca zmarł po 1 lipca 1984 roku). W sytuacji gdy spadkobiercy nie mają dokumentu z numerem PESEL zmarłego należy zwrócić się do Urzędu Gminy, a jeżeli zmarłemu nigdy nie nadano nr PESEL należy przeprowadzić sądowe postępowanie o stwierdzeniu nabycia spadku,

ZAŚWIADCZENIE O WYSOKOŚCI UDZIELONEGO KREDYTU – jeżeli nieruchomość ma być obciążana hipoteką zabezpieczającą udzielony właścicielowi kredyt, a sama hipoteka ma być ustanowiona w akcie notarialnym konieczne jest przedłożenie notariuszowi zaświadczenia o wysokości kredytu wydane przez właściwy bank.

Dla nieruchomości położonych na terenie powiatu nowotarskiego Starostwo Powiatowe w Nowym Targu mieści się przy ul. Bolesława Wstydliwego 14 w Nowym Targu.
Dla nieruchomości położonych na terenie miasta Nowy Targ właściwy Urząd Gminy to Urząd Miasta Nowy Targ przy ul. Krzywej 1.
Dla nieruchomości położonych na terenie gminy Nowy Targ właściwy Urząd Gminy znajduje się przy ul. Bulwarowej 9 w Nowym Targu.
Z kolei Urząd Stanu Cywilnego w Nowym Targu mieści się w budynku Urzędu Miasta Nowego Targu się przy ul. Krzywej 1.